In der Welt der B2B SaaS-Software zählt nicht nur die Funktionalität eines Tools, sondern auch eine durchdachte User Experience (UX) und ein modernes User Interface (UI). Unsere Design-Agentur Ohnemus ist darauf spezialisiert, komplexe Softwareprodukte zu optimieren und ihnen ein zukunftssicheres Design zu verleihen.

Eines unserer herausforderndsten Projekte war das Redesign eines 20 Jahre alten B2B SaaS-Tools, das über die Jahre stetig erweitert wurde, jedoch nie eine professionelle UI/UX-Überarbeitung erhalten hatte. Das Ziel: Bestehende Nutzer nicht überfordern, neue Kunden gewinnen und gleichzeitig eine Brücke für zukünftige Funktionen bauen.

Die Herausforderung: Ein über Jahre gewachsenes System ohne UX-Optimierung

Warum war das Redesign notwendig?

Dieses SaaS-Tool war hochgradig anpassbar und ermöglichte es Unternehmen, viele Funktionen individuell zu konfigurieren. Allerdings gab es nie eine professionelle UI/UX-Gestaltung. Das führte zu mehreren Herausforderungen:

Mangelnde Struktur & Übersicht – Listen, Tabellen und zahlreiche Einstellungsmöglichkeiten wurden auf kleinem Raum unübersichtlich dargestellt.
Schlechte Lesbarkeit – Texte und UI-Elemente waren zu klein, was die Bedienung erschwerte.
Kein dokumentierter Research – Keine Nutzerinterviews, keine Usability-Tests, keine klaren Designentscheidungen in der Vergangenheit.
Hohe Personalisierung – Unterschiedliche Kunden hatten individuelle Features, die beachtet werden mussten.
Verschiedene Nutzergruppen – Langjährige Nutzer sollten sich nicht „verloren“ fühlen, neue Kunden hingegen sollten sich leicht einfinden.

Die zentrale Frage:

„Wie kann man ein hochkomplexes Tool modernisieren, ohne bestehende Nutzer zu überfordern, neue Kunden zu überzeugen und gleichzeitig zukünftige Funktionen ermöglichen?“

Figma Prototyp Klickdummy MVP

Die Zielgruppen-Anforderungen: Drei verschiedene Nutzergruppen berücksichtigen

Ein besonders herausfordernder Aspekt war die Vielzahl an Nutzern mit unterschiedlichen Erwartungen:

Bestehende Kunden (seit 20 Jahren dabei)
➡ Sie mussten sich im neuen Design schnell zurechtfinden, da sie täglich mit dem Tool arbeiteten. Eine zu drastische Veränderung hätte Ablehnung hervorgerufen.
Neue Kunden
➡ Das Redesign sollte eine moderne, intuitive UI bieten, um neue Unternehmen für das Tool zu begeistern.
Nutzer eines auslaufenden Produkts
➡ Diese Gruppe musste aus einem anderen Tool migriert werden. Sie benötigten ähnliche Funktionen und eine vertraute UX, um den Umstieg zu erleichtern.

Da nicht alle Features aus dem alten Produkt sofort übernommen werden konnten, war eine klare Priorisierung erforderlich. Ich musste abwägen, welche Funktionen sofort überarbeitet werden und welche in einer späteren Phase optimiert werden konnten.

FiJam UX Research Board - Interview Testing

Mein Prozess: Vom Research zur Umsetzung

1. Markt- und Wettbewerbsanalyse

Zunächst analysierte ich vergleichbare B2B SaaS-Tools:
🔹 Wie lösen Wettbewerber ähnliche Herausforderungen?
🔹 Welche UI/UX-Standards gibt es in der Branche?
🔹 Wie interagieren Nutzer mit ähnlichen Tools?

2. Analyse der bestehenden User Flows & Strukturen

Ich dokumentierte die vorhandenen User Flows, um sie anschließend zu optimieren. Mithilfe einer Sitemap konnte ich die Informationsarchitektur verbessern und redundante oder unnötig komplexe Navigationspfade entfernen.

3. Enge Zusammenarbeit mit Stakeholdern

Ich arbeitete intensiv mit:
✅ Dem Product Manager (PM), der Anforderungen in YouTrack dokumentierte.
✅ Dem Geschäftsführer, der das Tool mitentwickelt hatte und die Kundenbedürfnisse genau kannte.

4. Design in Figma mit Tailwind UI

Für Konsistenz und ein modernes Design nutzte ich die Tailwind UI Library. Dies erleichterte die Umsetzung und sorgte für eine einheitliche Designsprache über alle Komponenten hinweg.

5. Nutzer-Feedback durch Prototypen-Tests

Da keine Usability-Daten existierten, testete ich das neue Design frühzeitig mit 5 Bestandskunden anhand eines Figma-Prototyps. Ihr Feedback half dabei, kritische UX-Probleme vor der Implementierung zu identifizieren.

6. Agile Umsetzung in Sprints

Nach 1,5 Monaten Designarbeit wurde das Projekt in 2-wöchigen Sprints weiterentwickelt.
🔹 Zuerst wurden die UI-Elemente optisch überarbeitet.
🔹 Danach folgte die funktionale Optimierung mit dem Entwicklerteam.

UI Marktanalyse von Wettbewerbern

Die Lösung: Ein strategisches Redesign mit UX-Verbesserungen

Das Ergebnis war mehr als nur ein optisches Update. Wir verbesserten auch die Benutzerführung und die Informationsarchitektur.

Die wichtigsten Verbesserungen:

✔ Listen & Tabellen mit besserer Strukturierung – Klare Hierarchien und Filteroptionen erleichterten die Navigation.
✔ Detail-Info-Kacheln & Modale Dialoge – Wichtige Informationen wurden nicht mehr versteckt, sondern kontextbezogen eingeblendet.
✔ Verbesserte Lesbarkeit – Größere Schriften und ein durchdachtes Farbschema sorgten für bessere Erfassbarkeit.
✔ Tooltips & Guided Tour – Ein interaktives Onboarding reduzierte den Schulungsaufwand und den Support-Bedarf.

Zukunftssichere Architektur

Das neue Design legte den Grundstein für zukünftige Erweiterungen:

Mobile Version – Durch ein flexibles Grid-Design kann das Tool zukünftig auch auf Tablets und Smartphones genutzt werden.
Dashboard mit Widgets – Eine modular aufgebaute Startseite ermöglicht eine personalisierte Übersicht.

Fazit: 80% Redesign, 20% UX-Optimierung für einen reibungslosen Übergang

Bei B2B SaaS-Redesigns gilt: Ein radikaler Schnitt kann Nutzer abschrecken.
Durch die Kombination aus 80% visuellem Redesign und 20% gezielter UX-Optimierung konnten wir:

Bestehende Nutzer behutsam an das neue Design heranführen.
Neue Kunden durch eine modernere, intuitivere UI gewinnen.
Eine Basis für zukünftige Funktionen schaffen.

Unser Prozess und Ansatz steht für durchdachtes UI/UX Design in der B2B SaaS-Welt. Unser Ziel ist es, komplexe Software nicht nur optisch zu verbessern, sondern sie für alle Nutzergruppen effizienter und angenehmer zu gestalten.

Braucht dein B2B SaaS-Produkt ein Redesign?

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Redesign eines 20 Jahre alten B2B SaaS Tools